Gausdal kommune arbeider kontinuerlig med å forbedre tjenesteytingen til innbyggerne.

Gjennom et innarbeidet kvalitetssystem planlegger, utfører, kontrollerer og retter vi opp arbeidsprosesser og tjenester. 
Et helhetlig kvalitetssystem er rammeverket for ledelse og styring av all tjenesteproduksjon og forvaltning, med vekt på kontinuerlig forbedring.  Kvalitetssystemet beskriver en systematisk måte å jobbe på, for å lede og styre arbeid og tjenester mot de oppsatte målene.

Et kvalitetssystem skal sikre ivaretakelse og oppfølging av brukerne og sikre at vi styrer arbeidet og tjenesteytingen etter:

• lover og forskrifter og andre statlige føringer
• politiske og administrative vedtak, mål og planer
• vedtatte faglige standarder
• brukernes og innbyggernes behov, ønskr og forventninger
• tilgjengelige ressurser - både økonomi og kompetanse

Kvalitet innebærer å skape realistiske forventninger gjennom god kommunikasjon, forbedre resultater, forbedre og effektivisere prosesser og ha dokumentasjonen på plass.  For å opprettholde og utvikle kvaliteten, arbeider vi for å få til en god internkontroll i alle sektorer.  Internkontroll er å gjennomføre kontinuerlige forbedringer i alle prosesser gjennom systematiske og planlagte tiltak.

Internkontroll innebærer

• å beskrive virksomhetens hovedoppgaver og mål, herunder mål for forbedringsarbeidet samt hvordan virksomheten er organisert. Det skal framgå hvordan ansvar, oppgaver og myndighet er fordelt
• å skaffe oversikt over områder i virksomheten hvor det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav
• å utvikle, iverksette, kontrollere, evaluere og forbedre nødvendige prosedyrer, instrukser, rutiner eller andre tiltak for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen

 LEAN

Gausdal har, sammen med Lillehammer og Øyer, innført Lean som metode for kontinuerlig forbedring av tjenestene. Dette har skjedd gjennom et pilotprosjekt i regi av KS.

Lean er en metode for kvalitetsforbedring som bygger på en filosofi der grunntanken er respekt for mennesker og fokus på brukerens behov.  Gjennom Lean tar man i bruk anerkjente teknikker for å effektivisere arbeidsprosessene ved å fjerne tidstyver (sløsing) og skape bedre flyt i de enkelte prosessene og mellom prosessene.  Ved å "jobbe smartere" får man gjort mer uten å fly fortere - altså jobbe mer effektivt.

Danmark og Sverige har brukt Lean i kommunal sektor med stort hell i mange år. Tre av fire danske kommuner bruker Lean som ledelsesfilosofi og forbedringsverktøy. I disse kommunene har trivselen økt og sykefraværet gått ned.

Lean legger vekt på å skape en kultur i organisasjonen hvor man lærer av feil og er åpne for å lære av hverandre. Det viktigste er å ha et kontinuerlig fokus på å bli bedre. Det er bedre å gjøre mange små forbedringer ofte, enn store endringer sjeldent.

Bildet viser at man må stoppe opp og reflektere over egen praksis for å få til forbedringer.
En Lean-gjennomgang innebærer å samle alle som arbeider med samme sak/prosess, og kartlegge hvordan arbeidsflyten egentlig er.  Det er viktig at de som utfører oppgavene både beskriver hva de gjør og foreslår forbedringene.  Involvering viser seg å være viktig for å få til reelle endringer. Gjennom en prosess med verdistrømsanalyse og redesign, ser man ofte at de foreslåtte endringene tas i bruk av de ansatte allerede før den nye arbeidsflyten formelt er besluttet innført. I Lean-filosofien ligger det metodikk for å ha kontinuerlig fokus på kvalitetsforbedring og internkontroll.

Spørsmål om Lean kan rettes til kvalitetsrådgiver Ole Edgar Sveen, tlf. 905 21 602 eller på e-post: ole.edgar.sveen@gausdal.kommune.no