Personvernerklæring for barn og foresatte i kommunale barnehager

Gausdal kommune har datasystemer og apper som behandler personopplysninger. Ved bruk av en del av disse systemene medfølger det også at personopplysninger må behandles for å kunne benytte tjenestene som tilbys. Det gjennomføres en risikoanalyse av alle systemer og apper som brukes i barnehagene. Det inngås også databehandleravtaler med leverandørene som regulerer hvordan leverandørene behandler personopplysninger på vegne av kommunen.  

Dersom barnehagene skal behandle personopplysninger som ikke er nødvendige for å utføre våre lovpålagte oppgaver, vil du bli spurt om å gi samtykke.  Det er frivillig å gi samtykke og det kan når som helst trekkes tilbake.

Barnehagene samler inn og behandler personopplysninger som vi trenger for å utføre våre oppgaver i henhold til barnehageloven. Når vi «behandler personopplysninger», betyr det for eksempel at vi samler inn opplysningene, registrerer dem, setter dem sammen, lagrer og/eller arkiverer dem og utleverer dem.

De fleste behandlinger av personopplysninger i barnehagene er hjemlet i Barnehageloven med forskrifter, samt etter samtykke.

Når vi tilbyr lovpålagte tjenester til våre innbyggere, kan vi dersom det er nødvendig hente opplysninger om deg fra andre offentlige myndigheter eller offentlige registre, eksempelvis fra Folkeregisteret.

Kommunens system for administrasjon av barnehageplasser inneholder personopplysninger knyttet til barn og foresatte som søker eller har barnehageplass.

Opplysninger knyttet til de tjenester som du som innbygger benytter, i dette tilfellet barnehage.

Personopplysninger i Visma Flyt barnehage og Visma Flyt Sikker Sak:   

Barn: Fødselsnummer, fornavn, etternavn, adresse, nasjonalitet, språk, barnehagetilhørighet, avdeling,  fravær, ferie, fakturainformasjon, kommunikasjon barnehage/hjem. I Visma Flyt Sikker sak vil det i tillegg bli behandlet sensitive opplysninger om barnets utvikling.

Foresatte: Fødselsnummer, navn, adresse, epostadresse, telefon, relasjon til barn, sivilstatus, ev. informasjon om betalingsmoderasjon

Du kan lese mer på Datatilsynet sine sider om hva som regnes som personopplysninger og særskilt sensitive opplysninger.

De blir tatt vare på i Visma Flyt barnehage og Visma Flyt Sikker Sak. Gausdal kommune har inngått  databehandleravtale med Visma som regulerer behandlingen av personopplysningene.

Vi beskytter opplysningene i systemene på ulike måter, for eksempel gjennom brannmurer i systemene, gjennom sikker pålogging med BankID og /eller tofaktor-autentisering.  

  Alle ansatte i barnehagen gjennomgår jevnlig opplæring i hvordan personopplysninger skal behandles.

I noen tilfeller vil dine personopplysninger bli overført til tredje parter.

Det kan være samarbeidsorganer eller andre som vi har plikt til å gi informasjon til. Eksempler er barnevernet jmf. opplysningsplikten og kontantstøtterapportering til Nav.

Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for. Dette betyr at personopplysninger vi behandler for å oppfylle en lovpålagt plikt, lagres så lenge lovhjemmelen krever det, for eksempel etter bestemmelser i arkivloven.

Personopplysninger som vi behandler bare på bakgrunn av ditt samtykke vil ikke bli arkivert i kommunens arkivsystem.

Kommunaldirektør er øverste ansvarlig for behandling av personopplysninger. Praktisk arbeid er delegert til enhetsleder barnehage-skole.

Du har rett til innsyn.

Når kommunen behandler opplysninger om deg, skal du som registrert i våre systemer alltid få vite hvilke data som behandles, hva opplysningene brukes til, samt hvor lenge opplysningene skal lagres.

Du har rett til å få korrigert opplysningene dine dersom de ikke er korrekte.

Du har rett til å kreve at opplysninger om deg blir sperret eller slettet.

Vi sletter eller sperrer opplysninger som ikke lenger er nødvendige for det formålet vi samlet de inn.  Dette gjelder ikke dersom opplysningene skal oppbevares i henhold til arkivloven.

Du har rett til innsigelse.

Du kan protestere på at vi behandler opplysninger om deg.

Du har rett til å få kopi av dine data i et digitalt format.

Retten til dataportabilitet gjelder kun opplysninger som du har gitt til oss.

Rett til å klage til Datatilsynet.

Hvis du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her, eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, kan du klage til Datatilsynet. Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider https://www.datatilsynet.no/.

Du har rett til å få utført dine rettigheter gratis.

Når du ber om innsyn, retting, sletting eller tar i bruk andre rettigheter etter personvernreglene, er dette gratis, med mindre anmodningene dine er åpenbart grunnløse eller overdrevne.

Partsinnsyn etter forvaltningsloven.

Dersom du henvender deg til oss med en klage, vil vi normalt vise til eller legge ved din henvendelse når vi tar kontakt med den innklagede parten. Du kan be om at vi ikke oppgir hvem du er ved henvendelser til den andre parten. Det skal imidlertid svært mye til for å nekte en part innsyn i en sak dersom han/hun ber om det. Kommunen kan derfor ikke garantere anonymitet ved slike henvendelser.

Gausdal kommune har inngått interkommunalt samarbeid om personvernombud og du kan kontakte ombudet under følgende adresse: personvernombud@lillehammer.kommune.no